Wat betekent de nieuwe transparantieverplichting voor jou als exploitant?

In deze blog wordt stilgestaan bij wat de nieuwe transparantieplicht uit het Auteurscontractenrecht voor jou als exploitant betekent. Deze transparantieplicht geldt sinds 7 juni 2022. Spoiler alert: je zult als exploitant je administratie goed op orde moeten hebben.

Wie is exploitant?

Een exploitant is iemand die de rechten van een auteursrechtelijk beschermd werk van een maker overgedragen of in licentie krijgt om deze (mede ten behoeve van die maker) te gaan exploiteren. Denk hierbij aan boeken, films, lyrics van lied, schilderijen, foto’s, etc. Exploitanten zijn bijvoorbeeld boek- en muziekuitgevers, filmproducenten en omroepen.

Als tegenprestatie voor het recht om het werk te mogen exploiteren, is de exploitant aan de maker een ‘billijke’ vergoeding verschuldigd. Die billijke vergoeding kan in beginsel een bedrag ineens zijn, de zogeheten lumpsum, maar gebruikelijker is dat er een royalty betaald wordt: een percentage van de winst van de exploitant of van de omzet .

Een exploitant kan, wanneer dat is afgesproken, op zijn beurt weer een sublicentie verlenen of rechten aan een derde partij overdragen. Die derde en de sublicentienemer zijn dan zelf ook exploitant.

Wat houdt de transparantieverplichting in?

De transparantieverplichting betekent dat de exploitant jaarlijks aan de maker inzage moet verschaffen over de exploitatie van het werk (hoe en wat) en wat er met de exploitatie van het werk wordt verdiend. Op die manier wordt de maker in staat gesteld om te beoordelen of de hem toekomende vergoeding billijk is. In deze blog zal de transparantieplicht voor de exploitant in zijn algemeen worden behandeld. Benieuwd wat de transparantieverplichting specifiek betekent voor de exploitatie filmwerken? Klik dan hier. Voor een artikel over wat de transparantieverplichting voor makers betekent, klik hier.

De wet schrijft voor dat de exploitant de maker informatie moet verschaffen over:

• de manier waarop het werk geëxploiteerd wordt. Denk bij de verkoop van een boek aan het aantal in het desbetreffende kalenderjaar verkochte gedrukte exemplaren, aantal beschadigde exemplaren en misdrukken en de nog aanwezige voorraad niet verkochte gedrukte exemplaren (inclusief de retour ontvangen exemplaren).;
• wat de opbrengsten van de exploitatie zijn, waaronder ook de inkomsten uit merchandising vallen en inkomsten die (sub)licentienemers met het werk verdienen;
• de verschuldigde vergoeding.

Hoe deze informatieverplichting exact praktisch ingevuld moet worden, zal zich in de praktijk moeten uitwijzen, of door de rechter moeten worden ingevuld.

De informatie moet actueel, relevant en volledig zijn. Dat wil zeggen dat je als maker toegang moet kunnen krijgen tot recente, voor jou heldere en belangrijke gegevens. Als de gegeven informatie niet aan deze eisen voldoet, is de transparantieplicht door jou als exploitant niet nagekomen..

Transparantieverplichting voor (sub)licentienemers en derden-verkrijgers

Je moet als (sub)licentienemer of derde-verkrijger dezelfde informatie geven. Geef jij als (sub)licentienemer of derde-verkrijger deze informatie niet aan de ‘hoofdexploitant’, dan kan de maker ook direct van jou deze informatie opvragen. Dit kan problemen opleveren wanneer je overeenkomsten sluit met (sub)licentienemers buiten de EU. Voor hen geldt deze transparantieplicht niet aangezien het hier gaat om Europese regelgeving. Let op, de plicht geldt wel ongeacht waar ter wereld de exploitatie plaatsvindt.

Als exploitant is het dan ook belangrijk om deze transparantieplicht met de (sub)licentienemer of derde-verkrijger overeen te komen.

Aan wie moet ik transparantie verlenen?

Transparantie moet worden verleend aan de maker van een werk. Dit zijn bijvoorbeeld de schrijvers van een lied of boek. Naast makers kunnen ook uitvoerende kunstenaars transparantie over de inkomsten uit exploitatie verlangen. Uitvoerende kunstenaar zijn geen makers van werken, maar de vertolkers van het werk. Gedacht kan worden aan de zanger en de acteur die in een film speelt.

Wanneer is transparantie niet vereist?

Er zijn twee gevallen waarin je als exploitant geen transparantie hoeft te verlenen aan de maker. Een situatie is als sprake is van zo een kleine bijdrage aan het werk door de maker, dat deze bijdrage wordt aangemerkt als niet significant. Gedacht kan worden aan het figureren in een film en freelancers die voor een dagblad werken. Het zal te veel administratief werk zijn om voor dit soort individuele personen een informatie overzicht te moeten verstrekken. Verder zal in de praktijk of de rechtspraak moeten blijken wat wordt aangemerkt als ‘niet significant’.

Op de bovenstaande uitzondering bestaat weer een uitzondering. Als de maker van een niet significant deel van een werk, wil aantonen dat de door hem of haar ontvangen vergoeding niet in verhouding staan tot de opbrengsten van de exploitatie, dan kan van jou alsnog verwacht worden dat je deze informatie verstrekt aan hem of haar.

Een maker kan recht hebben op een aanvullende vergoeding als de ontvangen vergoeding onevenredig is tot de opbrengsten van het werk. Dit heet de bestsellerbepaling. Om te kunnen beoordelen of sprake is van zo een ‘onevenredigheid’ helpt de transparantieplicht, door inzage in de opbrengsten, zeker mee.

Ten tweede mag verlening van informatie door jou worden geweigerd als je kunt aantonen dat de opbrengsten van de exploitatie zo gering zijn, dat zij niet in verhouding staan tot de administratieve belasting die de transparantieplicht met zich meebrengt. Dit houdt in als het werk weinig opbrengt en het verstrekken van informatie onevenredig veel administratief gedoe voor jou oplevert, de informatieplicht in dat geval niet verder reikt dan wat in redelijkheid van de exploitant verwacht kan worden. Wat betekent dat? De wetgever heeft hier gewerkt met een open norm. Het zal uiteindelijk in de praktijk moeten blijken of door de rechter ingevuld moeten worden wat er in dat specifieke geval van jou als exploitant verwacht mag worden.

Tot slot geldt de transparantieplicht niet voor overeenkomsten tussen makers en eindgebruikers. Dit zijn werkgevers/opdrachtgevers (of het nu een bedrijf of consument betreft) die het werk of de uitvoering niet zelf exploiteren. Denk bijvoorbeeld aan logo’s, huisstijlen of op maat gemaakte software.

Wat als ik de transparantieplicht niet nakom?

Indien je als exploitant de transparantieplicht niet nakomt, kan de maker/uitvoerend kunstenaar een klacht tegen je indienen bij de Stichting Geschillencommissies voor Beroep en Bedrijf (SGB). Dit zou de maker anoniem kunnen doen. De SGB kan in dat geval echter geen bindende uitspraak in de zaak doen. Wil de maker een uitspraak van de SGB, zal hij zichzelf bekend moeten maken. De maker kan ook naar de rechter stappen en inzage in de gegevens vorderen. Om allerlei juridische rompslomp te voorkomen is het belangrijk om in de overeenkomst met de maker duidelijke afspraken te maken.

Tot slot

Makers hebben recht op informatie over de wijze van exploitatie en de inkomsten die daarmee gegenereerd worden. Op die manier kunnen zij beter inschatten wat de daadwerkelijke economische waarde van hun werk is en beoordelen of hun inkomsten nog wel in verhouding staan tot wat jij als exploitant met het werk verdient. Op jou als exploitant rust de plicht om die informatie te verschaffen.

Het is dan ook van belang om bij het sluiten van je overeenkomst/contract, rekening te houden met deze transparantieverplichting. Maak concrete afspraken over onder andere de datum van informatieverstrekking en welke specifieke informatie.